Praca zdalna - zmiany w Kodeksie pracy 2023

• 2024-06-08
• Autor: Zuzanna Lewandowska

W 2023 r. pracodawców oraz pracowników czekają duże zmiany w przepisach prawa pracy. Zmiany w Kodeksie pracy zostały już ogłoszone w Dzienniku Ustaw. Część przepisów wejście w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia. Do jednej z ważniejszych zmian należy praca zdalna, co do której regulacje zaczną obowiązywać już w kwietniu 2023 r. W artykule omówiliśmy, jakie zmiany zostaną wprowadzone z punktu widzenia pracodawcy i pracownika.

Pojęcie pracy zdalnej

Pod koniec stycznia Prezydent RP podpisał nowelizację Kodeksu pracy, która zmienia dotychczasowe uregulowania, w szczególności dotyczące pracy zdalnej. Pojęcie pracy zdalnej do niedawna nie było w ogóle uregulowane w przepisach prawa pracy. Kodeks pracy przewidywał jedynie pojęcie tzw. telepracy, czyli pracy regularnie wykonywanej poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Pojęcie „pracy zdalnej” pojawiło się dopiero w art. 3 tzw. ustawy covidowej, która umożliwiła polecenie pracownikowi przez pracodawcę wykonywania pracy poza miejscem jej stałego wykonywania w celu przeciwdziałania COVID-19.

Nowe uregulowania wprowadzają definicję legalną pracy zdalnej. Zgodnie z ich treścią praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uzgodnienia pracodawcy i pracownika

Uzgodnienie wykonywania pracy w formie pracy zdalnej będzie mogło nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. Będzie to miało szczególne znaczenie dla pracowników, którzy już pozostają w stosunku pracy. Pracownik będzie mógł sam wystąpić do pracodawcy z wnioskiem papierowym lub elektronicznym o uzgodnienie wykonywania pracy w formie zdalnej. Pracodawca również będzie mógł wyjść z taką inicjatywą.

Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej będzie można określić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca będzie miał prawo określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, przy uwzględnieniu ustaleń podjętych z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej zostaną określone przez pracodawcę w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny obejmować wskazanie:

1. grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2. zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z organizacją pracy zdalnej;
3. zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
4. zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika, który wykonuje pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5. zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6. zasad kontroli w zakresie BHP;
7. zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Obowiązki pracodawcy

W świetle nowych przepisów pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Do obowiązków pracodawcy należeć będzie także zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy i urządzeń technicznych lub ewentualnie pokrycie niezbędnych kosztów z tym związanych, jak również pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Jeżeli w toku wykonywania pracy zdalnej powstaną inne koszty niż te już wymienione, na pracodawcy ciążyć będzie obowiązek ich pokrycia, o ile będą bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej i jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, poleceniu czy regulaminie. Co istotne, pracodawca będzie miał również obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy w takiej formie.

Jeżeli pracodawca i pracownik ustalą zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania takiej pracy a niezapewnionych przez pracodawcę – pracownik będzie miał prawo do ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty przez pracodawcę ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu powinno się brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Kontrola wykonywania pracy zdalnej

Wykonywanie pracy w formie zdalnej, poza zakładem pracy nie oznacza, że pracownik nie będzie poddawany żadnej kontroli. Pracodawca będzie miał prawo przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie BHP lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrola przeprowadzana będzie w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach jego pracy.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana także na polecenie pracodawcy, jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem tego polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do jej wykonywania. Pracodawca będzie mógł wydać polecenie wykonywania pracy w formie zdalnej:

1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

Nowe przepisy przewidują, iż zarówno pracownik, jak i pracodawca będą mogli wystąpić z wiążącym wnioskiem w formie papierowej lub elektronicznej o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Pracodawca i pracownik będą mogli ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Dobrowolność pracy zdalnej

Co istotne dla pracowników i o czym warto pamiętać, praca zdalna ma mieć charakter dobrowolny. Nowe przepisy przewidują, iż odmowa wyrażenia zgody przez pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę.

Termin wejścia w życie zmian

Przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej mają wejść w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r. Instytucja ta będzie uregulowana w nowym rozdziale II c, w art. 67(18) i nast. Kodeksu pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141