Rezygnacja z kasy fiskalnej

• 2024-02-11
• Autor: Marcin Sądej

Jednym z obowiązków podatników prowadzących działalność gospodarczą i dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych jest ewidencjonowanie sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej. Mogą jednak pojawić się okoliczności wskazujące na konieczność rezygnacji z kasy fiskalnej. Właśnie ta tematyka będzie przedmiotem naszej dzisiejszej analizy.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej

W pierwszej kolejności wskażmy na przepisy dotyczące obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Art. 111 ust. 1 ustawy VAT wskazuje, że jeżeli podatnik VAT dokonuje sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub na rzecz rolników ryczałtowych, to pojawia się konieczność posiadania kasy fiskalnej. Trzeba przy tym pamiętać, że w pewnych okolicznościach podatnik może być zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Okoliczności te są przewidziane w rozporządzeniu MF w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W akcie tym przewidziano dwa rodzaje zwolnienia. Pierwsze to tak zwane zwolnienie podmiotowe i dotyczy zwolnienia sprzedaży w przypadku nieprzekroczenia limitu sprzedaży na rzecz osób fizycznych (20 000 zł). Drugie jest charakteryzowane jako zwolnienie przedmiotowe i obejmuje całkowite zwolnienie od obowiązku posiadania kasy fiskalnej w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług wymienionych w załączniku do tego rozporządzenia.

Naturalnie każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą może w jej trakcie zmienić jej profil. W rezultacie podatnik może początkowo wykonywać czynności obligujące do posiadania kasy fiskalnej, a następnie zmienić profil działalności na taki, który korzysta ze zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Obowiązki związane z prowadzeniem ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej

Warto wskazać, że konieczność posiadania kasy fiskalnej wiąże się z licznymi obowiązkami. Tego rodzaju podatnicy prowadząc ewidencję:

1. wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności;
2. wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
3. wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;
4. przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej i zapewniają do nich dostęp;
5. umieszczają wyświetlacz kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych;
6. zapewniają stan techniczny kasy gwarantujący czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej – ich czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży;
7. przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego lub faktury, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, sprawdzają poprawność wystawianego dokumentu.

Jak zatem widać, zakres czynności związanych z obsługą kasy fiskalnej jest bardzo obszerny. W związku z tym pojawia się pytanie, czy podatnik, który nie musi posiadać kasy fiskalnej, jest zobligowany do dalszego wykonywania ww. czynności.

Rezygnacja z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

W świetle powyższego, jeśli przedsiębiorca będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych, która jest wyłącznie zwolniona od podatku, to dalsze posiadanie kasy fiskalnej jest nieuzasadnione. Organy podatkowe wskazują, że w takim przypadku należy dokonać rezygnacji ze stosowania kasy fiskalnej. Potwierdza to przykładowo pismo z dnia 4.03.2015 r., wydane przez Izbę Skarbową w Bydgoszczy, ITPP1/443-1533/14/AJ, gdzie organ wskazał, że podatnicy mogą różnie kształtować strukturę prowadzonej sprzedaży, a co za tym idzie – w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – mogą prowadzić zarówno czynności objęte zwolnieniem przedmiotowym z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jak i czynności nieobjęte tym zwolnieniem. W konsekwencji podatnik może złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie dotychczas używanej kasy rejestrującej z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego.

Przeanalizujmy teraz konkretne zapisy stanowiące o obowiązkach związanych z rezygnacją z kasy fiskalnej. W tym zakresie należy odnieść się do treści rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Jak podaje § 34 tego rozporządzenia w przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

1. wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
2. niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
3. składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
4. sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

Jak widać z przedstawionych przepisów, zarówno podatnik likwidujący działalność gospodarczą, jak i podatnik rezygnujący z kasy fiskalnej musi podjąć te same czynności w zakresie zakończenia korzystania z kasy fiskalnej.

Podkreślenia również wymaga, że w tym przypadku nie ma konieczności, aby podatnik likwidował całą prowadzoną działalność gospodarczą. Wystarczające jest przeprowadzenie procedury rezygnacji z kasy fiskalnej.

W konsekwencji podatnik, który posiada kasę fiskalną, której już nie potrzebuje z uwagi na zmianę profilu działalności, musi podjąć kroki w celu rezygnacji z kasy fiskalnej. W tym zakresie należy kierować się przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.