Zmiany w zakresie e-faktur - odroczenie obowiązku stosowania KSeF do 2024 roku

• Autor: Marcin Sądej

Faktury ustrukturyzowane – zwane potocznie e-fakturami – to nowa możliwość dla podatników podatku VAT zobligowanych do dokumentowania wykonania czynności podlegających regulacjom ustawy VAT. Na tym etapie korzystanie z systemu jest dobrowolne, jednak zgodnie z zapowiedziami ustawodawcy system w niedługiej przyszłości będzie obligatoryjny.

Zasady działania e-faktury i system KSeF

E-faktura, czyli faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy VAT).

Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi Krajowy System e-Faktur i jest administratorem danych w nim zawartych.

W aktualnym stanie prawnym e-faktura stanowi alternatywę dla faktur papierowych oraz faktur elektronicznych. KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B), jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur. Ponadto nie ma konieczności wysyłania numeru KSeF e-faktury do odbiorcy, faktura będzie automatycznie dostępna w KSeF dla nabywcy.

Jak wynika z treści art. 106na ustawy VAT – fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:

1) podatnik,

2) podmioty wskazane przez podatnika,

3) podmioty, o których mowa w art. 106c (komornicy),

4) osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c,

5) osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,

6) podmioty inne, niż wymienione w pkt 1-5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
– uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.

Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego. Ponadto jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej (art. 106g ust. 3b ustawy VAT).

Z powyższych przepisów płyną bardzo istotne wnioski. Po pierwsze, e-faktura jest uważana za wystawioną w dniu przesłania jej do systemu. W konsekwencji dla ważności samej e-faktury nie ma znaczenia okoliczność zaakceptowania jej przez odbiorcę.

To oznacza, że faktura, która została odrzucona przez KSeF, nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF.

Po drugie, brak zgody (akceptacji) nabywcy na otrzymanie faktury poprzez KSeF nie wywołuje żadnych negatywnych konsekwencji dla wystawcy faktury. W przypadku braku zgody nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF sprzedawca może przekazać, po uprzednim wystawieniu faktury ustrukturyzowanej w KSeF, w inny sposób, np. e-mailem (PDF), pocztą (wydruk).

W takiej sytuacji dla sprzedawcy wiążąca jest data przesłania faktury do KSeF, natomiast nabywca ma prawo odliczenia nie wcześniej niż otrzyma fakturę poza KSeF. To zatem powoduje, że dla wystawienia faktury w KSeF nie jest konieczna zgoda kontrahenta. Kontrahent natomiast może nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur w KSeF. W przypadku braku zgody na otrzymywanie faktur w KSeF przez kontrahenta taką fakturę należy dostarczyć do odbiorcy w inny uzgodniony sposób.

Faktury wystawione w formacie PDF (wystawione poza KSeF) nie są tożsame z fakturą ustrukturyzowaną. Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Natomiast faktura ustrukturyzowana jest przesyłana w formie pliku xml i wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie, która dodatkowo może być przekazywana po nadaniu numeru KSeF poza systemem w innej formie np. PDF.

W okresie dobrowolności systemu faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Ponadto zgodnie z wyjaśnieniami MF w przypadku wprowadzenia do systemu faktury na błędnego nabywcę (np. błędny NIP) w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera z tym błędnym NIP nabywcy i odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (o ile podmiot taki istnieje).

W takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w systemie KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.

Dobrowolność KSeF w aktualnym stanie prawnym

Na dzień publikacji tego artykułu system KSeF oraz wystawianie e-faktur ma charakter dobrowolny. W okresie dobrowolności KSeF nie obejmuje faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej. Nie jest również możliwe wystawienie poprzez system faktur proforma, ponieważ w świetle ustawy VAT nie spełniają one kryterium faktury.

Zgodnie z początkowymi założeniami e-faktura miała być obligatoryjna od 1 kwietnia 2023 roku. Obecny projekt ustawy zakłada jednak, że system będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku.

Zgodnie z projektem ustawy (druk sejmowy 3242) obligatoryjne e-fakturowanie obejmie zasadniczo czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Będą to czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych (B2G). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie miał zastosowanie do podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług). W wyniku uwag zgłoszonych w ramach konsultacji publicznych z e-fakturowania wyłączone zostają faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C)

Co ciekawe, podatnicy zwolnieni podmiotowo (drobni przedsiębiorcy) lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub przepisów wykonawczych będą zobowiązani do korzystania z KSeF, ale dopiero od 1 stycznia 2025 r.

W zakresie zmian odnoszących się do systemu KSeF należy przede wszystkim wskazać na przesunięcie obowiązkowego stosowania systemu przez podatników dopiero od 1 lipca 2024 roku. W aktualnym stanie prawnym e-faktury nadal mają charakter dobrowolny.