Odpowiedzialność materialna pracownika za powierzone mienie

• 2024-01-20
• Autor: Marta Wawrzyniak

W stosunkach służbowych wielokrotnie dochodzi do sytuacji, kiedy pracownikowi powierzane jest mienie w postaci pieniędzy, narzędzi, telefonu, laptopa czy samochodu służbowego. Jeżeli przekazaniu mienia towarzyszy obowiązek zwrotu lub wyliczenia się, pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną w przedmiotowym mieniu. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy ewentualna szkoda w powierzonym mieniu powinna zostać pokryta przez osobę zatrudnioną w pełnej wysokości.

Właściwe powierzenie mienia przez pracodawcę

Pracownik może przyjąć na siebie odpowiedzialność za powierzone mienie zarówno składając pisemne oświadczenie woli, jak i w sposób dorozumiany, gdy zgoda osoby zatrudnionej wynika jednoznacznie z rodzaju pracy i obowiązków mających źródło w zawartej umowie o pracę. Pracodawca powinien powierzyć pracownikowi mienie w taki sposób, aby nie było wątpliwości co do tego, że przedmioty podlegają zwrotowi. Ponadto osoba przyjmująca przedmioty musi mieć możliwość zapoznania się z ich ilością i stanem w momencie przekazania. Istotne jest również, aby osoba zatrudniona mogła mieć nad tym mieniem pieczę i bezpośredni nadzór.

Właściwe powierzenie mienia przez pracodawcę nie jest zatem równoznaczne z koniecznością zachowania formy pisemnej. Sporządzenie konkretnego dokumentu, jak np. protokół zdawczy czy umowa powierzenia mienia, nie jest obligatoryjne. Powierzenie może nastąpić ustnie lub mieć formę dorozumianą, jak w przypadku, gdy pracodawca udostępnia samochód służbowy w celu wykonania konkretnych obowiązków służbowych. Osoba przejmująca odpowiedzialność materialną musi mieć jednak możliwość kontroli ilości, jakości i wartości powierzonego mienia jeszcze przed jego przekazaniem.

Okoliczności, które pozwolą pracownikowi obronić się przed ponoszeniem odpowiedzialności za powierzone mienie

Jeżeli dojdzie do powstania szkody w powierzonym mieniu, podstawową przesłanką uchylenia się od odpowiedzialności za ujawnione straty jest wykazanie przez pracownika, że przyczyny wystąpienia szkody były od niego niezależne. Argumentacja będzie jeszcze silniejsza, jeżeli będziemy w stanie wykazać, że przyczyną szkody było niezapewnienie przez pracodawcę odpowiednich warunków powalających na zabezpieczenie powierzonych rzeczy. Jeśli do powstania szkody przyczyni się inna osoba lub pracodawca, pracownik będzie zwolniony z konieczności pokrycia strat w przedmiotowym zakresie. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, iż pracownik nie może ponosić ryzyka związanego z prowadzoną przez swojego pracodawcę działalnością. Okolicznością, która pozwoli pracownikowi obronić się przed ponoszeniem odpowiedzialności za powierzone mienie, będzie zatem również powstanie szkody w wyniku działania w granicach dopuszczalnego ryzyka. Dodatkowo nie jest możliwe pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności materialnej, jeżeli pracodawca nie sprosta obowiązkowi wykazania konkretnych uchybień, których dopuściła się osoba zatrudniona, oraz związku przyczynowego pomiędzy uchybieniami a powstałą szkodą.

Kiedy umowa o odpowiedzialności materialnej jest nieważna?

Warto pamiętać, iż w niektórych sytuacjach uwolnienie od obowiązku zapłaty odszkodowania za szkodę w mieniu powierzonym może wynikać z nieważności umowy o odpowiedzialności materialnej. Przepisy prawa cywilnego stanowią, iż bezwzględną nieważnością dotknięte są umowy sprzeczne z ustawą, mające na celu jej obejście lub stojące w sprzeczności z zasadami współżycia społecznego, czyli nieskodyfikowanymi, powszechnymi norami postępowania, funkcjonującymi w społeczeństwie. Instytucja zasad współżycia społecznego pozwala na wyjście poza zapisy wynikające z umowy, kiedy nie odpowiadają one społecznie akceptowalnym wartościom.

Możliwa jest również sytuacja, gdy nieważnością dotknięta jest wyłącznie część umowy. W takim przypadku prawidłowe zapisy pozostają nadal stosowane.

Odpowiedzialność materialna w sklepie samoobsługowym

Pracownicy sklepów samoobsługowych powinni zostać pisemnie zawiadomieni o objęciu odpowiedzialnością materialną za mienie pracodawcy. Ponadto ponoszenie odpowiedzialności materialnej w sklepie samoobsługowym przez osoby zatrudnione jest uwarunkowane przeprowadzeniem inwentaryzacji. Sklepy samoobsługowe, zgodnie z przepisami prawa, są miejscami, w których sprawowanie nadzoru nad mieniem pracodawcy jest utrudnione. Tym samym ustawodawca przewidział ograniczenie wysokości odszkodowania za szkody w mieniu powierzonym, do zapłaty którego zobowiązany jest pracownik placówki handlowej, w której nabywcy mają swobodny dostęp do towarów.

Odpowiedzialność materialna magazyniera

Zakres odpowiedzialności materialnej magazyniera jest zbliżony do przewidzianego dla pracownika sklepu samoobsługowego. Przepisy prawa przewidują, iż osoby zatrudnione w magazynach z wyodrębnionym pomieszczeniem do wydawania towarów (halą spedycyjną) oraz zorganizowanym dozorem ruchu mienia i osób lub gdzie przeładunek odbywa się systemem automatycznym z urządzeniami pomiarowo-kontrolnymi powinny zostać poinformowane pisemnie o warunkach uzasadniających ich odpowiedzialność. Obligatoryjne jest również przeprowadzenie inwentaryzacji. Ustawodawca przewidział także, że w magazynach, w których praca trwa dłużej niż jedną zmianę lub obsada składa się z minimum pięciu osób, wysokość odszkodowania za szkody w mieniu powierzonym ulega obniżeniu z uwagi na trudność w sprawowaniu nadzoru nad przedmiotowym mieniem.

W orzecznictwie wskazuje się również, że na pracowników nie może zostać przeniesione ryzyko organizacyjne i ekonomiczne pracodawcy wynikające z prowadzonej działalności gospodarczej. Tym samym niewłaściwym jest obciążenie pracowników magazynu odpowiedzialnością materialną z tytułu zalegania niesprzedanych przedmiotów czy nadprodukcji jako wyniku nienależytej ochrony powierzonego mienia.

Zobacz też: Konsekwencje pracy na czarno dla pracodawcy

Kiedy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mienie?

Pracodawca może pociągnąć pracownika do odpowiedzialności materialnej, kiedy dojdzie do stwierdzenia braków w powierzonym mieniu albo zostanie ono uszkodzone. Warunkiem nałożenia na osobę zatrudnioną obowiązku pokrycia strat jest jednak dokonanie powierzenia w sposób prawidłowy oraz niewystąpienie okoliczności, które uwalniają pracownika od odpowiedzialności (powstanie szkody niezależnie od pracownika, niezapewnienie przez pracodawcę odpowiedniego zabezpieczenia powierzonych rzeczy, działania w granicach dopuszczalnego ryzyka). Pracownik nie ponosi również indywidulanej odpowiedzialności za mienie objęte współodpowiedzialnością wraz z innymi pracownikami. Warto jednak pamiętać, iż w powyższych sytuacjach ciężar dowodu spoczywa na pracowniku, który powinien udowodnić lub wykazać z wysokim prawdopodobieństwem, że szkoda powstała na skutek zdarzeń od niego niezależnych i tym samym nie wynika z jego zaniedbań.

Jeśli wystąpienie szkody i kwestia odpowiedzialności pracownika nie budzą wątpliwości, warto również przeanalizować, czy nie wystąpiły przesłanki do obniżenia należnego pracodawcy odszkodowania. Rekompensata pieniężna powinna być niższa od rzeczywistej straty w powierzonym mieniu, gdy do powstania szkody przyczyni się również inna osoba lub pracodawca. Pracownik odpowie finansowo wyłącznie za straty, które wynikły z jego działania lub zaniechania. Przepisy prawa przewidują także obniżenie wysokości odszkodowania w wyjątkowych wypadkach, z uwagi na zasady współżycia społecznego. Ustalając stopień obniżenia odszkodowania, należy również uwzględnić stopień utrudnienia sprawowania nadzoru nad powierzonym mieniem, rodzaj zaniedbań, rozmiar szkody, stopień winy pracownika, jego doświadczenie zawodowe i wyniki dotychczasowej pracy oraz sytuację rodzinną i majątkową.